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用Outlook做网络调查

时间：2004/10/15 1:26:00来源：本站整理作者：蓝点我要评论(0)

    今天，E-mail越来越成为信息交流的重要手段，但在许多应用场合，Outlook默认提供的邮件窗体实在不能满足各种复杂的需求，这时我们就要定制Outlook的邮件窗体。


    窗体是Outlook中一个重要的概念。实际上，Outlook的所有信息都通过窗体显示出来，我们的所有操作也必须通过窗体进行。例如，编写和查看E-mail要用到“邮件”窗体，联系人信息通过“联系人”窗体处理。选择Outllook菜单“工具->窗体->选择窗体”，可以查看Outlook提供的所有标准窗体，标准窗体的名字都与它能够处理的任务对应。


    要创建定制窗体，最简单的方式是以“设计模式”打开标准窗体，在标准窗体的基础上进行修改。在设计模式中，用户可以编辑、添加、删除各种窗体元素，如输入字段和控制按钮等。但并非所有标准的窗体元素都是可编辑的，有些时候，我们只能添加新的页面，而不能修改现有的页面——尽管如此，总的看来，Outlook的窗体自定义机制还是相当灵活的。


    要充分发挥自定义窗体的优势，就必须有VBScript和数据库操作方面的知识，才能够方便地把定制窗体收集的数据保存到数据库，或者根据数据库数据自动填写定制窗体的某些字段。但是，即使没有这方面的知识，我们仍旧能够设计出简单、实用的定制窗体。


    必须注意的是，Outlook窗体使用RTF格式，因此必须确保发送和接收窗体的各方都把Outlook配置成使用RTF。选择菜单“工具->选项”，点击“邮件格式”选项卡，在“以该邮件格式撰写”中选择RTF。如果Outlook没有设置成使用RTF，当你发送窗体时，接收邮件的人将收到名为Winmail.dat的附件。另外还要注意，如果把Outlook设置成用Word撰写邮件或用Word阅读RTF，也不能使用窗体，因此必须确保在“邮件格式”选项卡中没有选中这些选项。



图一：设置Outlook邮件格式


    如果你的工作环境中不使用公用文件夹，而且你打算发送基于定制窗体的E-mail，那么所有接收邮件的人必须有定制窗体的副本。最好以文件的形式把窗体发送给每一个接收邮件的人，并告诉他们如何把窗体发布到“个人窗体库”（参见本文后面的说明）。


    一、定制窗体的基础知识


    下面的说明针对Outlook 2002，但对于版本较早的Outlook，操作方式也相似。首先，以设计模式打开Outlook的标准窗体。如果你正在使用某个窗体（例如，正在阅读邮件），可以选择“工具->窗体->设计该窗体”进入设计模式（便签窗体除外，因为它是不能定制的）。否则，从“标准窗体库”选择一个窗体进入设计模式。图二就是以设计模式打开的邮件窗体。



图二：以设计模式打开的邮件窗体


    利用窗体上方的选项卡，可以在各个页之间来回切换。一些选项卡的标签有圆括号，例如图一的“（第2页）”等，收件人无法看到这些页，除非你按照如下方式进行设置：首先选中要让收件人看到的页，然后从“窗体”菜单选择“显示此页”，选择菜单“窗体->重命名此页”可以修改每一页的标签文字。如果要确定一个页是否可以修改，点击该页的标签，如果“字段选择器”窗口出现，则表明该页可编辑。


    在“字段选择器”中，选中想要的字段并把它拖入窗体。通过字段选择器上方的下拉列表，可以切换字段选择器显示的字段类别。点击字段选择器的“新建”按钮可以创建自定义字段。


    如果要向窗体加入控件，例如复选框、单选按钮，则在以设计模式打开的窗体中，选择菜单“窗体->控件工具箱”。如果你要使用的控件不在Outlook显示的控件工具箱中，只需右键点击控件工具箱的空白区域，选择菜单“自定义控件”，“附加控件”对话框将显示出所有可用的控件，选中每一个你要用的控件，它们就会自动添加到“控件工具箱”，以后你就可以象使用普通控件一样使用它们。


    当然，除非把控件绑定到字段，否则，通过控件输入的值不会出现在窗体上。要实现绑定，右击控件，从菜单选择“属性”，再选择“值”选项卡。 然后，你既可以点击“选择字段”按钮选择预定义的字段，也可以创建新的字段——即，点击“新建”按钮并指定名称、类型和格式。


    例如，假设我们要在“邮件”窗体中增加一个多行文本输入框。首先以设计模式打开邮件窗体，显示出控件工具箱，把一个文本框拖入到邮件窗体的适当位置，右击文本框控件，选择“属性”菜单，选择“值”选项卡，如图三所示，点击“新建”按钮为文本框创建一个新的字段。在“新建字段”对话框中，把字段命名为“messText”，字段类型指定为“文本”，点击“确定”返回字段的“属性”对话框，选择“显示”选项卡，点击“多行”使检查框处于选中状态，最后点击“确定”关闭控件的“属性”对话框。



图三：把控件绑定到自定义字段


    如果你要测试窗体，最简单的方法是选择菜单“窗体->运行此窗体”，然后给自己发一个邮件。


    以设计模式打开窗体时，我们首先看到的是邮件的“撰写页”，而收件人看到的是“阅读页”。如果你要把窗体发布到公用目录，或者通过邮件发送，可以为窗体设计分离的撰写页和阅读页，这样，收件人看到的窗体将与发件人发送的窗体不同。你可以通过“窗体->分离读写版面”开启或关闭这一功能。


    测试窗体时，如果你收到的结果与发送的不同，请重新以设计模式打开窗体，取消“分离读写版面”的选中状态，强制Outlook为邮件发送者和接收者提供同一版面。如果你既想分离撰写页和阅读页，又想让撰写页中的某些定制元素出现在阅读页中，那么必须把这些元素从撰写页复制到阅读页：首先在撰写页中选中这些元素，复制，然后从“设计”工具条点击“编辑阅读页”，把刚才复制的元素粘贴到阅读页。


    设计好窗体之后，应当把它保存下来。不要用“文件->保存”菜单来保存定制窗体，而是应该在设计模式中选择菜单“工具->窗体->将窗体发布为”，如图四，在对话框中选择一个Outlook文件夹或窗体库，指定定制窗体的名字，最后点击“发布”按钮。发布窗体之后，关闭以设计模式打开的窗体，如果Outlook询问是否要保存它，选择“否”，因为我们已经通过“发布”操作保存它了。如果窗体被发布到了公用的Outlook文件夹，所有能够访问该文件夹的用户都能够使用该窗体。



图四：发布窗体


    发布到“个人窗体库”的窗体仅供个人使用。如果你收到了别人用定制窗体发送的邮件，只要在阅读邮件时选择菜单“工具->窗体->将窗体发布为”，就可以把定制窗体保存到“个人窗体库”。


    二、设计实例：调查


    下面来看一个定制窗体的设计实例。假设我们要通过E-mail发起一项调查，我们希望让参与调查的人只需简单地点击鼠标即可完成调查过程，不一定要手工输入信息。在这种调查中，使用定制窗体的好处是收件人的应答很规范，容易收集和整理。


    我们要定义两个定制的邮件窗体。第一个是“初始窗体”，我们定制其“答复”动作，使得收件人在收到该类邮件并作出答复时，自动使用第二个定制邮件窗体“调查窗体”进行答复。在调查窗体中我们定义调查的具体内容，假设是一次对食堂饭菜质量满意程度的调查。


    首先创建答复窗体。选择菜单“工具->窗体->设计窗体”，从“标准窗体库”选择“邮件”，点击“打开”以设计模式打开邮件窗体。点击标签为“（第2页）”的页，选择菜单“窗体->显示此页”，使得收件人能够看到该页，选择菜单“窗体->重命名此页”，把第2页的名字改成“调查”。利用字段选择器和控件工具箱，在调查页中加入各种调查选项。注意，对于每一个加入到调查页的控件，应当打开它的“属性”对话框，把控件绑定到Outlook预定义的字段或新建的字段。图五就是我们设计完成后的调查窗体。



图五：调查窗体


    在这个定制窗体中，我们加入了一组单选按钮，要求用户选择其中一个表示他对食堂饭菜质量的满意程度，另外还有一个文本框，用来输入具体的意见。设计要点是：三个单选按钮控件绑定到同一个字段，这个字段是一个自定义字段，名称是messButton；另外，应当使文本框能够接受多行输入（右键点击文本框，选择“属性”，在“显示”选项卡中设置）。


    完成后，把窗体发布到“个人窗体库”，把该窗体命名为surveyForm，显示名称是“调查窗体”。发布窗体时，Outlook将询问是否“将项目与窗体定义一同保存”，回答“是”。最后，关闭窗体时Outlook询问是否要保存窗体，回答“否”。


    接下来设计发起调查的初始窗体。以设计模式打开一个新的邮件窗体，点击“动作”页（注意不是“动作”菜单）。在“动作名称”栏双击“答复”，在“窗体动作属性”对话框的“窗体名称”栏目中选择“窗体...”，在“选择窗体”对话框“查找”栏中选择“个人窗体库”，然后选择“调查窗体”，最后点击“打开”，图六是选择好之后的结果。我们这是在告诉Outlook，当用户应答该类邮件时应当用“调查窗体”作为应答邮件的窗体。将窗体发布到“个人窗体库”，为该窗体取名initForm，显示名称是“初始窗体”。



图六：答复时使用调查窗体


    下面来看看如何用这两个定制窗体完成一次调查过程。作为调查的发起人，你在Outlook主窗口中选择菜单“文件->选择窗体”，选择“个人窗体库”，打开“初始窗体”。指定所有参与调查的邮件收件人，指定主题“调查”，然后发送邮件。收件人收到邮件后，如果他的“个人窗体库”中包含了“调查窗体”，当他应答邮件时，Outlook自动显示出“调查窗体”作为答复邮件，图七就是收件人在应答时看到的调查窗体。收件人在调查窗体中选择他对食堂饭菜质量的意见，然后发回邮件。



图七：收件人通过定制窗体响应调查


    总之，Outlook定制窗体是一种非常强大和灵活的工具。恰到好处地运用定制窗体，能够为你的日常工作带来很多方便。

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