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利用Excel服务器2004规范流程管理

时间：2004/11/7 2:05:00来源：本站整理作者：蓝点我要评论(0)

    管理漏洞


    笔者所在的公司是一家新兴的销售管理公司，规模不大，管理上也比较简单，虽然制定了各项规章理制度，但具体到执行上随意性还是比较大，前一段时间，就出了这样一件事：客户代表小王向公司提出辞职，并办好了相关的手续。他离职后两星期，财务部门做帐时发现，小王曾经有1200元的出差借款没有报销，扣掉可能的花费，算下来公司的损失有800多元。虽然数目不是非常大，但说明管理上还存在不少漏洞，不知不觉中利润就流失了。


    寻找良方


    笔者平日里比较关注用信息技术提升管理这方面的话题和相关软件。一日，在华军软件园上发现了一款推荐的软件，提到“Excel服务器，…，用图形工具自定义工作流程、各步骤数据录入、修改、审批权限，从而轻松实现Excel表单传递、审批、协同工作，…”，感觉找到了思路，于是下载安装，把“借款-报销”制度定义成一个工作流，在各部门推行，效果满不错。在此把经验与大家分享。


    对症下药


    第一步、建立组织机构、岗位、人员


    Excel服务器的安装分成服务端和数据库安装以及客户端安装两种类型，笔者先在自己用的电脑上安装了服务端和数据库。安装之后，先选择“开始à程序àExcel服务器à服务管理器”，启动服务。再选择“开始à程序àExcel服务器àExcel服务器管理台”，用超级用户Admin登录到管理台。


    先建立销售部和财务部两个部门

    再建立两个角色：业务员、出纳

    最后建立用户：

    李颖 财务部、出纳

    唐平 销售部、业务员

    王梅君 销售部、业务员



这是管理台操作主窗口



这是定义用户的窗口


    第二步、建立《借款单》模版，定义“借款-报销”流程


    登录到Excel服务器客户端


    Excel服务器的客户端是内嵌在Excel中的，完全在Excel的环境中操作。首先启动Excel，弹出登录界面。输入用户名Admin，按[确定]。登录后Excel菜单栏增加了两项：“模版”和“报表”。


    建立模版


    选择菜单“模版à新建模版”，选择“建立新表单模版”，在弹出窗口中输入报表编号“001”，报表名称“借款单”，初始填报权限选择所有部门和所有角色。最终查阅权限选择财务部、全部角色。版本号输入“V1”，选中启用。按[确定]，模版就建立起来了。


    这时在Excel中打开了一个新的工作簿，窗口标题为“Microsoft Excel – 设计：借款单”，表示借款单模版现在处于设计状态。画好如下的格式





    建立模版上的数据表


    画好格式后，还需要定义表格上单元格的含义，这就是“数据项”和“数据表”的概念。


    按下Ctrl键，依次点中“B2,D2:F2,B3,D3,F3,B4,D4,F4,D5,F5”单元格，点鼠标右键，选择弹出菜单“定义单一数据项”，按一下“左侧单元格命名”按钮，意思是用A2单元格的内容为B2单元格命名（A2在B2的左侧），也就是说B2单元格的含义是“借款人”，其，按[下一步]；


    选“组成新数据表”，命名处输入“借款单”，按[下一步]。


    列出每个数据项（也称字段）的信息，把“字段名”栏的第一个“出纳”该成“出纳_付款”，第二个“出纳”改成“出纳_报销”。数据类型和填写规范都通过下拉列表选择。





    最后按完成，就定义好了数据表


    建立“借款—报销流程”


    在定义工作流之前，先保存一下模版。


    选择Excel主菜单上的“工作流à定义工作流”，在弹出窗口中输入流程名称“借款—报销流程”，按[确定]，在当前工作簿上增加了一个新的工作表，名为“_workflow”，并出现了一个“工作流设计”工具栏。


    按下“工作流设计”工具栏上的“新建任务”按钮，在工作表的适当位置上点击，出现了一个椭圆形的“任务1”，同时弹出“任务定义窗口”。





    输入任务名称“填借款单”，选中“本任务是流程的起始任务”和“完成此步后保存到数据表”。选择“执行权限”标签页，按[从工作表上选择…]，切换到Sheet1，依次点击B2，D2，B3，D3（这回不需要同时按下Ctrl键），选中单元格的地址出现在浮动窗口中，按[确定]。意思是第一步的填单人只能填“借款人”、“事由”、“借款日期”和“借款金额”。回到任务定义窗口，按[确定]


    用类似的方法建立第二步“付款”，可填充的区域为F3，执行人为财务部出纳；第三步“报销”，可填充的区域为Sheet1上的“B4, D4, F4, D5, F5”，执行人为财务部出纳；这两步也都要选中“完成此步后保存到数据库”。


    按下“工作流设计”工具栏上的“新建流向”按钮，点击“填借款单”，再点击“付款”，在“填借款单”和“付款”之间出现了一条连线，弹出“定义流向”窗口，按[确定]。同样方法建立从“付款”到“报销”的流向。


    最后定义好的工作流如下图所示。





    最后选择菜单“模版à保存模版”，保存工作流定义。


    第三步、推行工作流的应用


    首先在销售部和财务部的计算机上安装好Excel服务器的客户端（，我公司内部已联网）。每个业务员出差需要借款时，首先登录，然后出现“我的工作台”窗口，能看到“借款单”的图标，在“借款单”上点右键，选择“新建”。调出《借款单》模版，填好事由和借款金额，然后选择菜单“报表à保存”。这张借款单就提交到了财务部。


    说明一下，因为在定义数据表时指定了借款人和借款日期的填写规范，所以这两项由系统自动填写。


    这时如果出纳李颖登录，在“我的工作台”窗口中就会看到一条“待办事宜”。就像下面这样：





    付款之后，只要没有报销，提示报销的待办事宜就会始终挂在出纳的“我的工作台”上。再也不会出现由于遗忘或疏忽导致像小王离职那样给公司造成财务损失的情况。


    由点到面，良性循环


    由于客户端的操作都在大家已经熟悉的Excel环境中完成，推行的过程很顺利。此后，又陆续增加了“发货审批”等业务流程。除了工作流之外，Excel服务器还有一项特别有用的功能，就是可以定义“表间公式”，自动完成报表的统计和汇总。逐渐地，销售部的各种日常数据处理和统计工作也纳入到系统之中了，下面接着想做的，就是向其他部门推广。 笔者的感受是，“信息化”这个词，并没有那么遥远，也没有那么高深，完全可以从身边的一件小事做起，开始了，就不会停顿，原以为在追求一个结果，其实是开始了一个过程，但它却是充满着创造快乐的一个过程啊。

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